כתב המינוי הוא ההודעה הרשמית מטעם האוניברסיטה על תחילת עבודה. בפועל, הוא מהווה את חוזה העסקה ובו מצויין ההיקף ומשך תקופת העסקה. האוניברסיטה מחויבת להוציא עבור העובדים את כתב המינוי טרם תחילת העסקה, והוצאתו מוטלת על היחידה בה העובד מועסק.
יש לשמור את כתב המינוי בגרסא פיזית או אלקטרונית כדי להמנע מקשיים בעתיד.
משך המינוי:
דוקטורנט המועסק בהוראה ועומד בכל הדרישות האקדמיות של לימודי הדוקטורט זכאי לחמש שנות מינוי בחלוקה הבאה:
שלב א' של הדוקטורט – מינוי דו שנתי (אסיסטנט א')
שלב ב' של הדוקטורט – מינוי דו שנתי (אסיסטנט ב')
שנה חמישית – מינוי חד שנתי (אסיסטנט ב' או מדריך)
מלבד כתבי המינוי הללו, הדוקטורנט יקבל מינוי סמסטריאלי או שנתי, ובלבד שהיקף ההעסקה עומד בהיקף המינימלי, למידע נוסף ראו היקף העסקה.
אין מניעה להעסיק דוקטורנט גם מעבר לתקופות אלו, אך הדבר אינו מובטח וטעון בחלק מהמקרים אישור של ועדת חריגים והרשות לתלמידי מחקר. במקרה של העסקה רק באחד מהסמסטרים, בסמסטר השני יוגדר מעמדו של האסיסטנט כחופשה ללא תשלום (חל"ת) כדי ליצור רציפות במעמדו כעובד אוניברסיטה.
מועדי המינויים עבור אסיסטנטים הם כדלקמן:
מינוי שנתי: 01/10 עד 30/09
מינוי עבור סמסטר א': 1/10 עד 31/03 | מינוי המשך לסמסטר ב': 1/04 עד 30/09
מינוי עבור סמסטר ב' בלבד: 01/03 עד 31/08