כתב המינוי הוא ההודעה הרשמית מטעם האוניברסיטה על תחילת עבודה. בפועל, הוא מהווה את חוזה העסקה ובו מצויין ההיקף ומשך תקופת העסקה. האוניברסיטה מחויבת להוציא עבור העובדים את כתב המינוי טרם תחילת העסקה, והוצאתו מוטלת על היחידה בה העובד מועסק. 

כתב המינוי מגיע לרוב לתיבת הדוא"ל האוניברסיטאית.

יש לשמור את כתב המינוי בגרסא פיזית או אלקטרונית כדי להמנע מקשיים בעתיד.

מועדי המינויים עבור מורים מן החוץ הם כדלקמן:

מינוי שנתי: 01/10 עד 30/06

מינוי עבור סמסטר א': 1/10 עד 14/02  

מינוי המשך לסמסטר ב': 15/02 עד 30/06 

מינוי עבור סמסטר ב' בלבד: 01/03 עד 15/07.